Assistant(e) de direction

À propos du poste

L'assistante de direction de la Fondation Telema, sous la responsabilité du secrétaire général, est une personne polyvalente qui assiste les dirigeants et leurs collaborateurs. Elle optimise la gestion de leurs activités (planning, déplacements, communication, réunions, accueil) et organise et coordonne les informations internes et externes, parfois confidentielles.

Missions principales

• Gérer l'agenda, identifier les priorités et arbitrer selon les impératifs
• Organiser les rendez-vous, les réunions et les déplacements, filtrer et traiter les appels téléphoniques
• Rédiger des mails, des courriers et des comptes rendus
• Participer à l'organisation d'événements et préparer des dossiers (collecte, rédaction et mise en forme)
• Gérer l'administration du personnel de direction (absences) et assurer l'accueil physique et téléphonique
• Suivre des dossiers complets : contrats de maintenance, commandes de matériel, fournitures et consommables, vérification de la conformité des livraisons
• Exécuter toute autre tâche confiée par la direction

Profil recherché

• Diplôme de niveau Bac+2 (professionnel ou technologique) en assistance de direction, assistance de gestion ou Bac+pro en gestion administrative, complété par une expérience professionnelle
• Bonne présentation, fiabilité, discrétion et excellent relationnel
• Grande autonomie, esprit d'initiative, rigueur, sens de l'organisation, disponibilité et capacité d'adaptation
• Connaissance de l'anglais appréciée

Compétences requises

• Maîtrise de la suite Office (Word, Excel, PowerPoint)
• Outils collaboratifs (planning partagé, visioconférence)
• Gestion administrative, normes rédactionnelles, prise de notes, classement et archivage
• Organisation des déplacements professionnels et tenue d'agendas